Handbuch Servicenetzwerk Freie Bildung

Das Servicenetzwerk Freie Bildung konzipiert ein Genossenschaftsmodell, in dem freie Schulen genossenschaftlich die Verbesserung ihrer administrativen Abläufe organisieren. Das Konzept ist aufgrund der CC BY-SA 4.0 Lizenz offen verfügbar.

Dieses ebook stellt die vom Servicenetzwerk unterstützten Abläufe vor.

Momentan liegt der Fokus auf den Leistungsprozessen zur Finanzverwaltung, die für die teilnehmenden Schulen essenziell sind.

Die Prozessversorgung wird durch Standardsysteme digital sichergestellt und durch die Mitarbeiterinnen der Genossenschaft betreut. Die Schulen können sich somit auf ihre pädagogische Arbeit konzentrieren. Die folgende Abbildung zeigt die Prozessversorgung durch das Servicenetzwerk.

Weitere Leistungsprozesse sind in Planung.

Das Handbuch ist noch im Aufbau und wird sich in der Weiterentwicklung immer wieder ändern.

Prozess-Schnittstelle

Die Prozess-Schnittstelle beschreibt, wie Leistungsnehmer des Servicenetzwerks die Leistungen in Anspruch nehmen. Sie sind als Service Level Agreements gestaltet und im Idealfall später automatisiert. Sie verbirgt die konkrete Ausgestaltung der Leistungsprozesse

Leistungsprozesse

Die Leistungsprozesse repräsentieren die Fähigkeiten des Servicenetzwerks. Sie stelle die Abläufe und Ergebnisse dar, die bei Inanspruchnahme ausgeführt bzw. erreicht werden. Es sind interne Abläufe, die sich jederzeit ändern können, wenn z.B. eine Optimierung dies notwendig macht. Für die Nutzer der Leistungsprozesse ist die Prozess-Schnittstelle relevanter, weil sie die genaue Leistungsnutzung definiert.

• Finanzverwaltung

Finanzverwaltung

• Debitorenbuchhaltung
• Kreditorenbuchhaltung
• Lohnbuchhaltung

Debitorenbuchhaltung

• Abrechnung von Eingliederungshilfen
• Elternbeitragsverwaltung
• Mahnwesen

Elternbeitragsverarbeitung

• Stammdaten-Abrechnungs-Management
• Lastschriftenauslösung
• Lastschriftverbuchung

Stammdaten-Abrechnungs-Management

Prozessablauf

Lastschriftenauslösung

Prozessablauf

Lastschriftverbuchung

Prozessablauf

Abrechnung von Eingliederungshilfen

Beteiligte

• Integrationshelferin
• Schulleitung
• Verwaltung
• Buchhaltung

Der ideale Prozess

Ablauf

• Zu jedem Monatsanfang stellt die Verwaltung die Abrechnungstabelle für jede Integrationshelferin bereit.
• Zum Abrechnungsstichtag am Monatsende füllt jede Integrationshelferin die Abrechnungstabelle mit den geleisteten Arbeitsstunden aus. Wenn alle Einträge erfolgt sind, muss die Integrationshelferin die Tabelle zur Prüfung übergeben.
• Die Schulleitung erhält für jede zur Prüfung übergegebene Tabelle eine Benachrichtigung.
• Die Schulleitung stellt die Korrektheit und Vollständigkeit der Abrechnung fest.
  • Sofern eine Abrechnung Fehler aufweist, geht sie zurück an die betroffene Integrationshelferin zur Klärung bzw. Korrektur.
• Die Schulleitung gibt die Abrechnung zur Buchung bis zum Buchungsstichtag frei.
• Die Buchhaltung erstellt für jede zur Buchung freigegebene Abrechnung eine Rechnung an den Kostenträger und versendet diese spätestens am Versandstichtag.
• Die Buchhaltung übermittelt die Ausgangsrechnung an das DATEV-Rechnungswesen. Damit endet der Abrechnungsprozess der Eingliederungshilfe.

Regelungen

• Abrechnungsstichtag: der 1. des Folgemonats, ersatzweise der vorangehende letzte Arbeitstag.
• Buchungsstichtag: der 10. des Folgemonats, ersatzweise der vorangehende letzte Arbeitstag.
• Versandstichtag: der 15. des Folgemonats, ersatzweise der vorangehende letzte Arbeitstag.
• Das Servicenetzwerk erstellt Kennzahlen zur Fristeneinhaltung und zur Prozesshistorie.
• Die Buchhaltungsregeln für die Ausgangsrechnungsbuchung.

Voraussetzungen

• Kostenträger pro Integrationshelfer bekannt
• Integrationshelfer haben Zugriff auf Erfassungssoftware (ELO oder anderes Formular)
• Die Prozessteilnehmer agieren in einer Rolle und haben jeweils Vertreter, die die Augaben fristgerecht übernehmen können.

Prozessfehler

• Stichtage überschritten: Der Teilnehmer und die Verwaltung erhalten eine Benachrichtigung mit der Bitte um dringende Erledigung. Bei Überschreitung der Buchungsstichtage Abrechnung im Folgemonat.
• Fehlzustellungen an Prozessteilnehmer: Nach Rücklauf und Datenkorrektur erneutes Ausführen der fehlerhaften Schritte.
• Fehlerhaft gestellte Ausgangsrechnung: buchhalterische Auflösung / Korrektur ohne erneuten Prozessdurchlauf.
• Fehlerhaft durchgeführte DATEV-Buchung: buchhalterische Auflösung / Korrektur ohne erneuten Prozessdurchlauf.

Prozesskennzahlen

• Anzahl der Abrechnungen
• Prozessdurchlaufzeit
• Prozesskosten
• Einhaltungsquote des Abrechnungsstichtags
• Einhaltungsquote des Buchungsstichtags
• Einhaltungsquote des Versandstichtags
• Quote fehlerhafter Rechnungsstellungen
• Quote Fehlbuchungen

Prozessartefakte

• Abrechnungstabelle
• Freigabe der Schulleitung
• Rechnungsbeleg für den Kostenträger
• DATEV-Buchungssatz

Prozessablauf

Mahnwesen

Prozessablauf

Kreditorenbuchhaltung

• Belegeingang
• Belegverbuchung
• Zahlungsverkehr

Belegeingang

Beteiligte

• Lieferant
• Verwaltung
• Besteller - zuständige Abteilung
• Buchhaltung

Der ideale Prozess

Ablauf

• Die Verwaltung Schule erhält eine Rechnung.
• Die Verwaltung digitalisiert die Rechnung, wenn sie als Papier ankommt.
• Die Verwaltung lädt den digitalen Beleg ins Dokumentenmanagement der Buchhaltung.
• Die Verwaltung dokumentiert den Verwendungszweck des Belegs im Dokumentenmanagement.
• Die Verwaltung prüft den Beleg nach UStG §14 (z.B. Adressat, Datum, Umsatzsteuer etc.).
  • Sofern die Rechnung fehlerhaft ist, fordert die Verwaltung eine Rechnungskorrektur an.
• Der Besteller prüft die Rechnung auf sachliche und rechnerische Richtigkeit.
  • Sofern die Rechnung fehlerhaft ist, übergibt der Besteller sie mit Gründen zurück an die Verwaltung. Die Verwaltung fordert eine Korrektur an.
• Die Besteller gibt die Rechnung frei.
  • Bei Überschreitung eines Freigabebetrages prüft ein Vorgesetzter die Rechnung ebenfalls.
• Die Buchhaltung bucht den Beleg kreditorisch.

Schnittstellen

Regelungen

Voraussetzungen

Prozessfehler

Prozesskennzahlen

• Wie viele Rechnungen werden angemahnt?
• Wie viel Skontoverlust wegen verspäteter Zahlung ist entstanden?
• Wie viele Rechnungen müssen storniert werden wegen Fehlbuchungen?
• Wie viele Rechnungen werden insgesamt gebucht?
• Wie lange ist die durchschnittliche Durchlaufzeit pro Rechnung?

Prozessablauf

Belegverbuchung

Prozessablauf

Zahlungsverkehr

Prozessablauf

Lohnbuchhaltung

• Lohnzahlung
• Lohnverbuchung
• Lohnauswertung

Lohnzahlung

Prozessablauf

Lohnverbuchung

Prozessablauf

Lohnauswertung

Prozessablauf

Genossenschaftsprozesse

Genossenschaftsprozesse behandeln das Verhältnis von Genossenschaft zu ihren Mitgliedern und interessierten Dritten. Der Hauptzweck liegt darin, den Mitgliedern zu verdeutlichen, wie die Organisation der Genossenschaft abläuft.

• Information und Kommunikation

Information und Kommunikation

• Informationsmanagement
• Prozessunterstützung

Informationsmanagement

• Publikation
• Darstellung von Leistungskennzahlen

Publikation

Ausgabeziel

Website

Die Website wird durch das Tool mdbook erstellt. Dadurch wird es möglich, das Handbuch zur Organisationsentwicklung wird weitgehend automatisch zu publizieren. Dazu dient die versionierte Ablage aller Inhalte im github Projekt-Repository. Zum Schreiben und schnellen Testen kann die Erzeugung auch lokal auf dem PC durchgeführt werden.

PDF

Die Erzeugung von PDFs ist möglich, allerdings momentan noch eingeschränkt.

• Nicht automatisierbar, das Modul führt zu Fehlern im automatischen Deployment.

Prozessbeteiligte

• Autorin
• Redakteurin

Der ideale Prozess

Ablauf

• Autorinnen schreiben in Markdown und speichern im github-Repository Organisationsentwicklung in den Branch develop. Sie können lokal ihre Änderungen testen, wenn ihr System dafür eingerichtet ist.

• Eine Redakteurin kann durch einen Pull-Request die letzten Änderungen von develop nach staging übernehmen (dies erfolgt über diese Github-Seite. Dieser Pull-Request löst eine Publikation auf die Pages des Repositories aus, so dass nun alle erstellten Änderungen auch auf einer Testseite im Internet zu sehen sind. Die Seite steht im Anschluss unter https://freiebildung.github.io/Organisationsentwicklung/ zur Verfügung. Dieser Schritt ist optional und wird vor allem bei größeren Änderungen ohne lokale Vorprüfung empfohlen

• Die verantwortliche Redakteurin kann die Seite auf die offizielle Website übernehmen. Dies erfolgt zurzeit über den manuellen Start des Produktionsworkflows "Run Workflow" auf dieser Seite. Dabei kann der Workflow vom Branch "develop" (ungeprüft) oder "staging" (geprüft) die Daten lesen. Das System publiziert nun automatisch nach https://www.servicenetzwerk-freie-bildung.de.

Regelungen

• Organisatorische Festlegung, wer wann vor der Publikation prüft.

Voraussetzungen

• Prozessteilnehmerinnen haben Zugriff auf das github-Projekt und sind in die Abläufe eingewiesen.

Prozessfehler

Prozessfehler führen zu einem gescheiterten Workflow oder einem unerwünschten Ergebnis auf der Website. Die Prozessfehler können auf der Github-Seite zu Actions gesehen und untersucht werden. Der häufigste Fehler liegt in ungültigen Verweisen ausgehend von der SUMMARY.md Datei.

Prozesskennzahlen

• Anzahl der Prüfungen
• Anzahl der Produktionsdeployments
• Prozessdurchlaufzeit
• Prozesskosten
• Fehlerquote der Produktionsdeployments

Prozessartefakte

• Versionierte Dokumentation
• Publizierte Staging-Website
• Publizierte Produktions-Website

Prozessablauf

Übersicht über den Publikationsprozess

Technischer Ablauf im Detail

Darstellung vereinfacht für die Erstellung der Staging-Umgebung.

Erzeugung des PDFs

Für die PDF-Erzeugung muss book.toml modifiziert werden. Dieser Abschnitt wird angehängt:

[output.pdf]
optional=true
display-header-footer = true
paperWidth = 8.2
paperHeight = 11.6
header-template = "<h3 style='font-size:12px; margin-left: 48px' class='title'></h3>"
footer-template = "<p style='font-size:10px; margin-left: 48%'><span class='pageNumber'></span> / <span class='totalPages'></span></p>"

Der Aufruf kann dann von der Linux-Kommandozeile erfolgen:

docker run --rm -v /path/to/book:/book -v ~/.cargo/bin:/mdbook hollowman6/mdbook-pdf

Das PDF liegt nach erfolgreicher Erzeugung in book/pdf/output.pdf.

Prozessunterstützung

• Darstellung der Prozessdiagramme

Darstellung der Prozessdiagramme

Da die eingestellten Prozessdiagramme teilweise sehr umfangreich sind, benötigen wir eine Zoom-Funktion. Die einfachste Weise ist, den Camunda Modeler in einer Read-Only-ansicht einzubinden. Im Diagramm kann man dann mit Strg + Mausrad zoomen oder mit Shift+ Mausrad horizontal scrollen.

Leider bringt dies etwas Code-Overhead mit sich, da das Script zum Einbinden sich nicht komplett "verstecken" lässt.

Beispiel für eine Seite mit camunda-Code:

# Belegeingang

Das ist ein Text vor dem Diagramm.

### Prozessablauf

<style>#js-canvas { background-color: #eeeeee; } </style>
<div class="canvas"><div id="js-canvas"></div></div>
<script>
    var modeler = new BpmnJS({container: $('#js-canvas'), width:'100%',height:500 });
    function openFromUrl(url) { $.ajax(url, { dataType : 'text' }).done(async function(xml) {
        try { await modeler.importXML(xml); modeler.get('canvas').zoom('fit-viewport'); } catch (err) { console.error(err); }});}
    openFromUrl('belegeingang.bpmn');
</script>

Das ist ein Text nach dem Diagramm.

ergibt:

Belegeingang

Das ist ein Text vor dem Diagramm.

Prozessablauf

Das ist ein Text nach dem Diagramm.

Weiterentwicklung

Die Weiterentwicklung nimmt naturgemäß am Anfang einen großen Raum ein, weil nur wenige Leistungsprozesse verfügbar sind und diese auch noch nicht durchgängig optimiert sind. In diesem Abschnitt sind Ideen und Anforderungen zu dieser Weiterentwicklung zu finden. Das Verhältnis der Genossen zur Weiterentwicklung ist in Genossenschaftsprozess beschrieben.

Kandidaten zur Weiterentwicklung

Servicenetzwerk

• Aufnahme einer weiteren Schule
• Einführung neuer Leistungsangebote
• Training
• Informationskonzept
• Verrechnungsprozesse

IT

• Bereitstellung von vorkonfigurierten Diensten, z.B. Website
• Automatisierung von Abläufen
• Sicherheitsprozesse

Schulen

• Grundsätzlich alle geregelten verwaltenden Abläufe der Schule
• Kommunikationsprozesse
• Regulatorische Prozesse

Partner

• Aufnahme von Partnerangeboten in die Service-Leistungen

Weitere Schulprozesse

Beteiligte

• GeschäftsführerIn
• DirektorIn/SchulleiterIn
• LernbegleiterIn
• DozentIn
• Externe/r BetreuerIn
• SchülerIn
• Eltern
• Vereinsmitglied
• Bürge
• Sponsor
• Finanzbehörden
• Landesrechnungshof
• Landesschulbehörde / Kultusministerium
• Presse

Prozesse

Organisatorische Prozesse

Finanzverwaltung

• Kreditorenbuchhaltung
• Debitorenbuchhaltung
• Lohnbuchhaltung

An- und Abwesenheit

• Zeiterfassung für Lernbegleitende
• Anwesenheitserfassung für alle

Verwaltung außerschulischer Aktivitäten

• Verträge/Vereinbarungen mit außerschulischen Instanzen schließen
  • Praktikumsvertrag
  • Aufenthaltszeit
• Rückmeldungen über die Schüler entgegegennehmen
• Lerndokumentation des Schülers entgegennehmen
• Organisation von Ausflügen - Erlaubnisse einholen

Krankmeldung für Personal

• Einreichung der Krankmeldung

Abwesenheitsmeldung für SchülerInnen

• Ungeplante Abwesenheiten müssen morgens telefonisch oder per Message gemeldet werden
• Eltern müssen die Abwesenheit kurzfristig schriftlich unter Angabe des Grundes (Krankheit, familiäre Gründe, persönliche Gründe) bestätigen

Gesundheit und Hygiene

• Meldung von Infektionskrankheiten

  • Die Eltern informieren die Schule umgehend, sobald eine Infektionskrankheit gemäß Merkblatt... bekannt wurde.
  • Die Schule informiert unmittelbar alle anderen Eltern über gemeldete oder selbst bemerkte Infektionskrankheiten

• Freigabe von Schülern nach Infektionskrankheit

  • Der Schüler muss nach Ende der Infektionskrankheit ein Attest des Arztes vorlegen, bevor er wieder am Unterricht teilnehmen darf.

Berichtswesen

Infos an Eltern

• Aktuelle Informationen an Eltern

  • Ankündigungen
  • Aufforderungen
  • Abstimmungen
  • Aktualisierungen

• Dauerhafte Informationen an Eltern

  • Information über Abläufe etc.

Berichte an Dritte

• Landesschulbehörde
  • Meldung über Drittklässler, die nächstes Jahr gehen

IT

• IT Management
• Datenschutz
• IT-Sicherheit
• Systeme
  • Buchhaltungssystem
  • Lerndokumentation und Schülerakte
  • Personalführungssystem
  • Kommunikation mit Eltern
  • Anwesenheiten

Dokumente

Schülerakte

• Stammdaten
  • Schulvertrag
  • Stammdaten
  • Checkliste für notwendige Kenntnisnahmen (DS, Hygiene, Waffen, Mitfahrerlaubnis)
  • Einzugsermächtigung
  • Konto
  • Besonderheiten und Einschränkungen
    • Atteste nach Infektionen
  • Einwilligungen
    • Einwilligungserklärung elektronische Kommunikation
    • Fotogenehmigung
• Verlaufsdaten
  • Lernverlauf - pädagogische Dokumentation → Kinder: Mappe, Lernbegleiter: Mappe
  • Anwesenheiten und Abwesenheiten → zurzeit in der Wochenliste
  • Vereinbarungen über außerschulische Lernorte → noch nicht

Personalakte

• Beschäftigungsverhältnis
  • Arbeitsvertrag
  • Zusatzvereinbarungen
  • Vollmachten
  • Abmahnungen
  • Kündigungen
  • Zeiterfassung
  • Krankmeldungen
• Bewerbung und Einstellung
  • Bewerbungsunterlagen
  • Lebenslauf
  • Zeugnisse
  • Polizeiliches Führungszeugnis
  • Gesundheitsbescheinigung?
• Sonstige Unterlagen
• Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge
• Unterlagen zur Sozialversicherung
• Gehaltsabrechnung
• Zeugnisse und Beurteilungen

Expertenliste

• Name und Stammdaten
• Funktion
• Bereits durchgeführte Aktivitäten
• Verträge und Vereinbarungen
• Bild und Vorstellung
• Einwilligungserklärung zur Vorstellung

Ehrenamtliche

• Name und Stammdaten
• Funktion
• Anwesenheit
• Nachweis Erweitertes Polizeiliches Führungszeugnis
• Bild und Vorstellung
• Einwilligungserklärung zur Vorstellung

Andere Dritte Anwesende

• zurzeit Alltagsbegleitung und Schulbegleitung
• Name und Stammdaten
• Funktion
• Anwesenheit Nachweis Erweitertes Polizeiliches Führungszeugnis (wenn nicht bereits durch andere Arbeitgeber * sichergestellt)
• Bild und Vorstellung
• Einwilligungserklärung zur Vorstellung

Außerschulische Orte

• Name und Stammdaten
• Funktion
• Bereits durchgeführte Aktivitäten
• Verträge und Vereinbarungen /Praktikumsvertrag

Weitere organisatorische Dokumente von Schule und Verein

• Ein Zugriffskonzept für Verein, Schulorganisation, Lernbegleiter, Eltern und Schüler muss erstellt werden.

Datenschutzerklärung

Cookies

Wir verwenden keine Cookies.

Hosting

Unser Hoster erhebt in sog. Logfiles folgende Daten, die Ihr Browser übermittelt:

IP-Adresse, die Adresse der vorher besuchten Website (Referer Anfrage-Header), Datum und Uhrzeit der Anfrage, Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time, Inhalt der Anforderung, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge, Website, von der die Anforderung kommt und Informationen zu Browser und Betriebssystem.

Das ist erforderlich, um unsere Website anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Dies entspricht unserem berechtigten Interesse im Sinne des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Es erfolgt kein Tracking und wir haben auf diese Daten keinen direkten Zugriff, sondern erhalten lediglich eine anonymisierte, statistische Zusammenfassung. Diese beinhaltet die Adresse der vorher besuchten Seite, die Häufigkeit der jeweils aufgerufenen Seiten und die Anzahl eindeutiger Besucher. Diese Daten führen wir nicht mit anderen Daten zusammen.

Wir setzen für die Zurverfügungstellung unserer Website folgenden Hoster ein:

GitHub Inc.
88 Colin P Kelly Jr St
San Francisco, CA 94107
United States

Dieser ist Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten. Dies entspricht unserem berechtigten Interesse im Sinne des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, selbst keinen Server in unseren Räumlichkeiten vorhalten zu müssen. Serverstandort ist USA.

Weitere Informationen zu Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeiten gegenüber GitHub finden Sie unter: https://docs.github.com/en/free-pro-team@latest/github/site-policy/github-privacy-statement#github-pages

Sie haben das Recht der Verarbeitung zu widersprechen. Ob der Widerspruch erfolgreich ist, ist im Rahmen einer Interessenabwägung zu ermitteln.

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Die Verarbeitung der unter diesem Abschnitt angegebenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Die Funktionsfähigkeit der Website ist ohne die Verarbeitung nicht gewährleistet.

GitHub hat Compliance-Maßnahmen für internationale Datenübermittlungen umgesetzt. Diese gelten für alle weltweiten Aktivitäten, bei denen GitHub personenbezogene Daten von natürlichen Personen in der EU verarbeitet. Diese Maßnahmen basieren auf den EU-Standardvertragsklauseln (SCCs). Weitere Informationen finden Sie unter: https://docs.github.com/en/free-pro-team@latest/github/site-policy/github-data-protection-addendum#attachment-1–the-standard-contractual-clauses-processors

Rechtliche Hinweise

Grundsätzlich ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Hoster abzuschließen. Das bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht hat für das Hosting rein statischer Websites eine Ausnahme gemacht. Für den Fall, dass die Webseite der Selbstdarstellung dient, z.B. von Vereinen oder Kleinunternehmen, keine personenbezogenen Daten an den Betreiber fließen und kein Tracking stattfindet, liegt keine Auftragsverarbeitung vor. Weiter heißt es: „Die Tatsache, dass auch beim Hosting von statischen Webseiten zwangsläufig IP-Adressen, d.h. personenbezogene Daten, verarbeitet werden müssen, führt nicht zur Annahme einer Auftragsverarbeitung. Das wäre nicht sachgerecht. Die (kurzfristige) IP-Adressenspeicherung ist vielmehr noch der TK-Zugangsvermittlung des Website-Hosters nach dem TKG zuzurechnen und dient in erster Linie Sicherheitszwecken des Hosters.“ (https://www.lda.bayern.de/media/veroeffentlichungen/FAQ_Hosting_keine_Auftragsverarbeitung.pdf) Wir gehen davon aus, dass diese Ausnahme auf GitHub Pages anzuwenden ist.

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